ePUAP – jak załatwić sprawę w urzędzie przy pomocy profilu zaufanego

Internet i rozwój technologii sprawił, że nasze życie w wielu obszarach stało się prostsze. Również oblicze administracji publicznej zmieniło się dzięki cyfryzacji i powszechnemu dostępowi obywateli do sieci. Jednym z narzędzi umożliwiającym załatwić sprawę urzędową w prosty i szybki sposób jest ePUAP.

Niestety nie można podpisać się pod stwierdzeniem, że cyfryzacja w naszym kraju przebiega idealnie. Wciąż organy administracji publicznej bazują na różnych systemach teleinformatycznych, które często nie są ze sobą zintegrowane. Do tego dochodzą problemy sprzętowe poszczególnych jednostek administracyjnych, a także mentalność zarówno urzędników jak i obywateli.

Z drugiej strony cyfryzacja administracji publicznej jest stopniowo implementowana już od kilkunastu lat i cały czas zmienia ona swoje oblicze. Może zmiany te nie zachodzą tak szybko, tak tanio i na tak szeroką skalę jakbyśmy chcieli, jednak ogólnie rzecz ujmując trend jest jak najbardziej pozytywny.

W tym artykule przyjrzyjmy się funkcjonalnościom oferowanym przez platformę ePUAP oraz podpowiemy jak stawiać w niej pierwsze kroki.

Co to jest ePUAP?

ePUAP to skrót od słów Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej. Platforma została stworzona w ramach rządowego Planu Informatyzacji Państwa na lata 2006-2010. Podstawa prawna dla jej funkcjonowania to ustawa z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

ePUAP została otwarta 14 kwietnia 2008 roku. Samo jej uruchomienie wcale nie oznaczało jednak, że od razu mogliśmy wszystko załatwić w urzędzie drogą elektroniczną. Przed cyfryzacją w Polsce pojawiały się liczne trudności zarówno natury technicznej, jak i mentalnej oraz proceduralnej. Wraz z upływem czasu, platforma była dostosowywana do potrzeb obywateli i 17 sierpnia 2015 roku została uruchomiona jej nowa odsłona – ePUAP2. Z kolei rok później 13 września wyodrębniony został z systemu ePUAP Profil Zaufany.

Czym jest profil zaufany?

Jedną z usług w ramach platformy ePUAP jest profil zaufany. Posiadanie profilu zaufanego umożliwi nam:

• potwierdzenie tożsamości w systemach informatycznych administracji publicznej;
• podpisanie się pod dokumentem poprzez podpis zaufany;

Profil zaufany jest narzędziem dedykowanym do komunikacji z organami administracji publicznej i ważny jest przez 3 lata. Po upływie tego czasu można przedłużyć jego ważność na kolejne 3 lata. Profil zaufany może założyć każdy, kto ma nadany numer PESEL oraz posiada pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych.

Jak założyć profil zaufany?

W celu założenia profilu zaufanego dostawca usługi daje nam kilka możliwości. Wszystkie sposoby na rejestrację znajdziemy na rządowej stronie profilu zaufanego: (https://pz.gov.pl/pz/registerMainPage)

1. Bank lub inny dostawca tożsamości – jeżeli mamy konto w ramach bankowości elektronicznej możemy potwierdzić naszą tożsamość za pośrednictwem banku. Banki posiadają nasze dane i weryfikowały naszą tożsamość, dlatego możliwe jest połączenie profilu zaufanego z naszym bankiem. Cały proces jest prosty i nawet osoby bez wiedzy technicznej powinny dać sobie radę. Profil zaufany możemy skojarzyć z bankowością elektroniczną jednego z 15 banków.
2. Rozmowa wideo z urzędnikiem – jeżeli nie możemy zarejestrować profilu przez bankowość elektroniczną możemy umówić się na rozmowę online z urzędnikiem. Rozmowa odbywa się poprzez aplikację Teams. W celu przeprowadzenia rozmowy musimy mieć dostęp do kamery i mikrofonu. Ustalamy dogodny termin rozmowy, a urzędnik na nasz adres mailowy wyśle link do pokoju spotkań. Krok po kroku złożysz wniosek o nadanie profilu zaufanego, a w wyznaczonym terminie, na spotkaniu online z urzędnikiem potwierdzi on Twoją tożsamość. Pamiętaj, żeby mieć ważny dowód osobisty dzięki któremu urzędnik będzie w stanie przeprowadzić autoryzację.

 

3. e-dowód – e-dowód umożliwia identyfikację obywatela, jest to po prostu dowód osobisty z osadzoną warstwą elektroniczną. Na awersie dowodu znajduje się numer CAN, który również zapisany jest w formie kodu kreskowego na jego rewersie. E-dowód działa bezprzewodowo przy wykorzystaniu technologii NFC. Zaloguj się na profil zaufany przy wykorzystaniu smartphona z dedykowaną aplikacją lub poprzez komputer.

4. Wizyta w placówce – najbardziej tradycyjna forma rejestracji profilu zaufanego to wizyta w punkcie potwierdzającym. Wypełniamy wniosek online, następnie udajemy się do jednej z przeszło dwóch tysięcy placówek, w której osobiście okazujemy urzędnikowi dokument tożsamości celem weryfikacji.

Jakie instytucje publiczne załatwiają sprawy online?

Gdy już posiadasz profil zaufany, masz również dostęp do platformy ePUAP, bezpłatnej platformy online umożliwiającej kontakt z różnymi urzędami. Tak właściwie to poszczególne urzędy prowadzą swoje własne ewidencje i platformy informatyczne, a ePUAP daje nam możliwość łatwego dotarcia do nich.

Urzędy i instytucje, które wykorzystują profil zaufany to między innymi:

• Ministerstwo Rozwoju – rejestracja, zawieszenie, wznowienie i likwidacja działalności gospodarczej;
• Ministerstwo Klimatu – obsługa platformy BDO;
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych – sprawy związane z ubezpieczeniem swoim lub pracownika;
• Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej – wnioski o zezwolenie na pracę przez cudzoziemców;
• Urząd Patentowy RP – ochrona wynalazku, wzoru użytkowego, przemysłowego lub znaku towarowego;
• Urzędy skarbowe – sprawdzisz swoje rozliczenia podatkowe, a także zgłosisz spadek lub darowiznę;
• Krajowy Rejestr Karny – zaświadczenie o niekaralności;
• Organy samorządu terytorialnego – załatwisz różne sprawy w Urzędzie Gminy, Starostwie, Urzędzie Wojewódzkim, Urzędzie Marszałkowskim

Jakie sprawy urzędowe możemy załatwić online?

Po zalogowaniu się na platformie ePUAP możemy wnioskować o załatwienie wielu spraw. Dzięki temu zaoszczędzimy czas i pieniądze. Za pośrednictwem platformy elektronicznej możesz:

• wysłać dokument elektroniczny i każde pismo do podmiotu publicznego,
• złożyć wniosek o wydanie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego ( kartę EKUZ),
• zgłosić uszkodzenie lub zgubienie dowodu osobistego,
• zawnioskować o wydanie dowodu osobistego,
• przesłać wniosek o odpis aktu stanu cywilnego,
• złożyć wniosek wydanie zaświadczenia o prawie do głosowania w miejscu pobytu w dniu wyborów,
• złożyć zawiadomienie o wpisaniu lub dopisaniu wyborcy do spisu wyborców w innym obwodzie,
• złożyć zawiadomienie o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych,
• składać i sprawdzać dokumenty rozliczeniowe w ZUS i US,
• zgłosić wniosek o rejestrację działalności gospodarczej,
• załatwić sprawy urzędowe dla swojej rodziny: becikowe, świadczenia rodzicielskie, Karta Dużej Rodziny, Świadczenie o Funduszu Alimentacyjnym,
• składać wniosek o stwierdzenie nieważności decyzji, postanowienia w przedmiocie – ewidencji gruntów i budynków, klasyfikacji gruntów,
• uwierzytelnić dokumenty opracowane przez wykonawców prac geodezyjnych,
• złożyć wniosek o udostępnienie informacji publicznej,
• złożyć wniosek o rejestrację w Katastrze wodnym spółki wodnej lub związku spółek wodnych, itp.

Na dzień pisania tego artykułu administracja publiczna oferuje 542 usługi, które można załatwić online. Niestety abyśmy mogli z nich skorzystać często musimy odwiedzić platformy różnych instytucji publicznych. Rozwiązanie pozwalające zintegrować każdy system informatyczny w obrębie administracji publicznej jest dopiero na etapie przygotowywania.

Niemniej, aby ułatwić wyszukiwanie poszczególnych usług i instytucji za nie odpowiedzialnych, Ministerstwo Cyfryzacji udostępniło katalog cyfrowych usług polskiej administracji (link: https://www.gov.pl/attachment/6de97c17-eaa5-4f70-ae9b-1cc74d73fe7c).

Czego nie załatwisz przez ePUAP?

Chociaż dzięki platformie ePUAP możemy przesłać urzędową korespondencję do większości organów administracji publicznej, to nie wszystkie sprawy załatwimy za jej pośrednictwem.

Profilem zaufanym m.in. NIE:

• podpiszesz deklaracji i informacji podatkowych;
• złożysz wniosku o wydanie paszportu;
• zamkniesz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• dokonasz zmian w KRS, jeśli spółka nie była zarejestrowana online.

Jak korzystać z ePUAP – krok po kroku

Poniżej przedstawimy krótki poradnik jak zalogować się na stronie oraz jak się na niej poruszać.

1. Wejdź na stronę platformy ePUAP (link: https://epuap.gov.pl/wps/portal) i kliknij „Zaloguj się”.
2. Do wyboru mamy dwie opcje logowania. Najczęściej wybierana metoda to bankowość elektroniczna, dlatego na potrzeby artykułu zalogujemy się przy wykorzystaniu właśnie tej metody. Wybieramy pierwszą pozycję: „Profil zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczna”, następnie klikamy na kafelek „Profil zaufany” i na następnej zakładce po prawej stronie pojawią się banki. Wybierając swój bank musisz potwierdzić swoją tożsamość.

 

 

3. Wybieramy bank w którym mamy założone konto i postępujemy tak jak przy normalnym logowaniu do banku. Wpisujemy takie dane jak nazwa użytkownika, hasło, następnie musimy zatwierdzić operację poprzez wprowadzenie otrzymanego na nasz telefon SMS lub w aplikacji mobilnej.
4. Po zalogowaniu się otworzy nam się główna strona platformy. W prawym górnym rogu dostępna jest Skrzynka Odbiorcza w której sprawdzamy otrzymaną korespondencję. Natomiast zjeżdżając na dół strony, znajdziemy katalog spraw.

 

5. Załóżmy, że potrzebujemy odpis aktu urodzenia. W tym celu wchodzimy na kafelek Odpis Aktu Stanu Cywilnego i wybieramy dostępną usługę, w naszym przypadku będzie to: „Wnioskowanie o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego”.

 

6. Na kolejnej stronie mamy podstawowe informacje o usłudze. Po zapoznaniu się z nimi, klikamy na „Załatw sprawę”.

 

7. Potwierdzamy logowanie poprzez wpisanie otrzymanego kodu SMS.
8. Następnie postępujemy zgodnie z pojawiającymi się wskazówkami. Cały proces składa się kilku punktów, w trakcie których będziesz musiał określić dokument na którym Ci zależy, podać powód dlaczego chcesz go pozyskać, a także dokonać opłaty jeżeli jest ona wymagana. W przypadku płatności mamy do dyspozycji przelew natychmiastowy za pośrednictwem jednego z operatorów lub możemy sami dokonać przelewu na konto urzędu i załączyć potwierdzenie zapłaty.

 

9. Po uiszczeniu opłaty, podpisujemy wniosek podpisem zaufanym. Otrzymujemy UPO czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru, mówiące o tym, że podpisany dokument trafił do właściwego urzędu.
10. Czekamy na odpowiedź ze strony urzędu. Jeżeli wniosek jest poprawie uzupełniony i urząd nie będzie wymagał od nas dodatkowych wyjaśnień, wówczas nasz dokument będzie gotów do odbioru zgodnie z naszą prośbą.

Podsumowanie

Administracja publiczna ewoluuje i stara się dogonić postęp technologiczny. Oczywiście rozbudowana biurokracja i zagmatwany system prawny w Polsce nie jest sprzymierzeńcem tych zmian. Przyznać jednak trzeba, że jest to krok w dobrą stronę. Pandemia koronawirusa była najlepszym testem dla cyfryzacji administracji publicznej i obnażyła ona niedoskonałości tego systemu. Z drugiej strony miejmy nadzieję, że osoby odpowiedzialne w Polsce za wdrażanie systemów informatycznych wyciągnęły wnioski z tej lekcji.

To czego na pewno brakuje w polskiej administracji to jednego kompleksowego narzędzia do obsługi wszystkich spraw. Oczywiście jak popatrzymy na ten proces z perspektywy czasu to wygląda on dużo lepiej niż jeszcze dziesięć lat temu. Obecnie wiele prostych spraw można załatwić bez konieczności wizyty w urzędzie, a i sami urzędnicy przestali podchodzić do tego typu platform jak do zła koniecznego. Również obywatele z każdym rokiem przekonują się do załatwiania spraw urzędowych przy wykorzystaniu internetu. Wyraźnie potwierdzają to różne statystyki, na których ewidentnie widać znaczny wzrost składanych wniosków online. Szczególnie po pandemii trend ten zaczął się wzmacniać.